Paperless, czy możliwe jest biuro bez papieru?

Materiał powstał we współpracy z Primesoft Polska

W każdej organizacji dokumentacja papierowa nadal występuje praktycznie w każdym dziale i stanowi istotny element funkcjonowania organizacji w zakresie: faktur, zamówień, umów, wniosków, pism oraz wielu innych. Jednak działanie firmy opartej tylko na tradycyjnym, papierowym obiegu dokumentów, jest już obecnie passé.

Jak pokazują wyniki wielu badań, procesy paper-based są niewiarygodnie nieefektywne — zmniejszają produktywność, powodują wyższe koszty, a nawet stanowią zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji. Weźmy tu pod uwagę chociażby czas potrzebny na przetworzenie formularzy papierowych, czy też fizyczną przestrzeń potrzebną do przechowywania tych dokumentów. Strata czasu i pieniędzy.

Receptą na pozbycie się papieru i unowocześnienie organizacji, czytaj: lepsze wyniki biznesowe, jest wdrożenie strategii paperless. Firmy, które dziś nie pozbędą się starych przyzwyczajeń i nie sięgną po cyfrowe technologie, jutro zostaną w tyle za innowacyjną konkurencją. Wiadome jest, że z dnia na dzień ciężko o takie zmiany. Jednak w perspektywie czasu są one możliwe, wykonalne i potrzebne.

Paperless oznacza eliminację tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów na rzecz ich cyfrowej wersji. Jest to nowa forma realizacji procesów biznesowych i polega na wdrożeniu nowoczesnych, cyfrowych rozwiązań, które prowadzą do automatyzacji i digitalizacji przepływów pracy.

„Sukces skutecznego wdrożenia strategii paperless opiera się o odpowiedni dobór narzędzi służących do przeprowadzenia cyfryzacji. Celem jest osiągnięcie elektronicznych form dokumentów i objęcie nimi jak największej ilości obszarów funkcjonowania organizacji. Służą do tego między innymi systemy informatyczne klasy workflow i DMS” – mówi Bartosz Wicijowski, Dyrektor Sprzedaży i Marketingu firmy Primesoft Polska, producenta platformy workflow V-Desk.

Wyeliminowanie papierowych dokumentów, pozbycie się procesów biznesowych realizowanych w tradycyjny sposób, czy rezygnacja z podpisów składanych długopisem na papierze – stają się codziennością i koniecznością. Wprowadzenie do firmy elektronicznego obiegu dokumentów, podpisów elektronicznych, e-faktur, przetwarzanie danych w chmurze, użycie cyfrowych kanałów komunikacji, urządzeń mobilnych, wykorzystanie odpowiednich narzędzi do zdalnej pracy – to podstawowe aspekty cyfrowego biznesu.

Strategia paperless to rozwiązanie dla firm, które chcą dążyć do nowoczesności i zwiększenia swojej konkurencyjności, są świadome konieczności poprawy wydajności operacyjnej procesów biznesowych oraz które chcą działać efektywnie kosztowo.

Ważną kwestią pozostaje również aspekt proekologiczny. Paperless to znacznie więcej niż tylko ratowanie drzew. Okazuje się, że w każdej sekundzie produkowane jest na świecie ponad 10 ton papieru. Wpływa to na zużycie energii oraz wody, wzrost zanieczyszczenia powietrza i wycinkę lasów - każda użyta kartka papieru ma w tym momencie znaczenie. Tym bardziej, że szacuje się, że do 2030 roku – w porównaniu do roku 2005 – globalna, roczna produkcja papieru, wzrośnie dwukrotnie.

Ograniczenie zużycia papieru to pierwszy krok, by ratować Matkę Ziemię. Proces produkcji papieru znajduje się na szczycie listy tych najbardziej szkodzących środowisku. Szacuje się, że przeciętne biuro zużywa 10 000 arkuszy papieru rocznie. To trzy czwarte akra lasu sosnowego, który można uratować każdego roku! Myślmy o tym, zanim klikniemy: DRUKUJ!

Dodaj ogłoszenie