Oceniający i oceniani

Ocena pracowników już z założenia jest formalnym podsumowaniem i wystawieniem cenzurki dotyczącej tego, jak sprawnie dany pracownik czy zespół pracowników wykonują swoją pracę. W ramach tej procedury wartościuje się cechy osobowe, postawy, zachowania oraz poziom wykonania zleconych zadań.

Czy ocena ma związek z wydajnością w pracy?

Pracownicy powinni być oceniani regularnie w określonych odstępach czasu (np. raz do roku). Należy pamiętać, że ocena pracowników nie jest oceną osób, ani tym bardziej oceną moralną. W ramach procedury ocenie poddaje się zachowania wraz z ich skutecznością. Można wskazać na trzy główne cele, dla których dokonuje się oceny. Pierwszy z nich ma charakter produkcyjno-ekonomiczny. Ocena pracownika przekłada się bowiem na zmianę wydajności i jakości jego pracy. Może też zwiększyć jego gospodarność bądź też umiejętność organizacji pracy. Innymi słowy, ma wpływ na wszystkie elementy związane z efektywnością pracownika.

Pracownik chce wiedzieć, czy jest przydatny

Kolejny cel można opisać słowem "społeczny". Procedura ta zaspokaja potrzebę własnej oceny, która występuje u pracownika - chcemy bowiem wiedzieć, jak przydatni jesteśmy dla zespołu, jak wypadliśmy w konkretnym zadaniu i w najszerszej perspektywie - jaki pożytek z nas ma przedsiębiorstwo, w którym pracujemy. Ocena naszej efektywności może wpływać na nasze postawy oraz kształtować poczucie utożsamiania się z miejscem pracy. Ocena pracowników to także - a dla niektórych przede wszystkim - narzędzie pomagające w rejestrowaniu, a potem szczegółowym analizowaniu postępów oraz osiągnięć, jakich dokonał pracownik. Pozwala zatem sprawdzić, jaką efektywnością wykazuje się określony, konkretny pracownik w ramach powierzonych obowiązków.

Jakie funkcje ma spełniać ocena pracowników?

Planując wprowadzenie procedury oceny personelu, należy pamiętać, że cały proces powinien spełniać kilka podstawowych funkcji. Najważniejszą z nich jest oczywiście funkcja ewaluacyjna - oceniany powinien być dotychczasowy oraz obecny poziom pracy, jej jakość, to, jak pracownik wywiązuje się z obowiązków, a także to, jaka jest jego przydatność do pracy na zajmowanym stanowisku. Ocena powinna też spełniać funkcję rozwojową - należy wziąć pod uwagę możliwości rozwoju pracownika na danym stanowisku. Dobrym rozwiązaniem jest, jeżeli informacje o ocenianym pochodzą z różnych źródeł - od przełożonego oraz współpracowników. Można wtedy skonfrontować je z samooceną pracownika. Procedura spełnia wtedy funkcję informacyjną. Kolejną funkcją oceny jest funkcja motywacyjna - dobrze przygotowana procedura oceny powinna wpływać na późniejsze efekty ocenianego. Ocena okresowa spełnia również funkcje decyzyjne - jest ona bowiem podstawą do ewentualnych zmian kadrowych w przyszłości.

Kryteria i techniki zależą od celów oceny

Przygotowując ocenę, należy pilnować kilku podstawowych zasad. Cel oceny powinien być jednoznacznie ustalony - pozwoli to na dobór odpowiednich technik oraz kryteriów. Ustalając wyżej wspomniane kryteria, należy włączyć do procesu decyzyjnego pracowników, ponieważ powinny być one przez nich zaakceptowane. W zależności od celów oceniania, powinny zostać przyjęte różne kryteria oraz techniki. Elementy składowe systemu oceniania powinny być jasne dla całego zespołu oceniającego. Pomoże to wyeliminować ewentualne pomyłki w czasie dokonywania oceny. Dlatego też warto przeszkolić personel, który będzie dokonywał oceny pod kątem tego, jak stosować poszczególne techniki i narzędzia, a także co oznaczają poszczególne kryteria przyjętego systemu oceny.

Jasny system

System dokonywania ocen powinien być jednoznaczny oraz możliwie prosty - tak, aby sprawiał jak najmniej kłopotów i nie powodował problemów przy interpretacji poszczególnych jego elementów. Po dokonanej ocenie oceniani powinni mieć dostęp do informacji o nich samych.

Powinny to być informacje poufne i przeznaczone tylko dla nich. Ważna jest również możliwość odwołania się od oceny - według wcześniej przyjętych kryteriów.

Trzy pytania do eksperta o system oceny
Rozmowa z Bartoszem Fajferem, doradcą personalnym, psychologiem

Jak powinien wyglądać system ocen, aby można go było uznać za skuteczny?
Przygotowanie dobrej procedury oceny to skomplikowany proces. Należy pamiętać jednak o kilku nadrzędnych zasadach: przedmiot oceny powinien być precyzyjnie określony, kryteria powinny być jasne, ocena powinna być dokonana obiektywnie oraz efektywnie.

Czy są uniwersalne techniki dokonywania oceny pracownika?
Nie można mówić o jakimś narzędziu bądź technice, które będą uniwersalne i które będzie można zastosować zawsze i wszędzie. To, jakich technik i narzędzi użyjemy, powinno zależeć od tego, jak cel postawimy sobie przed całą procedurą. Źle dobrane narzędzie spowoduje, że efekt, jaki osiągniemy, będzie daleki od pożądanego.

Czy jest jeszcze coś istotnego, na co należy uważać podczas samego procesu oceny?
Tak, istnieje wiele błędów poznawczych oraz formalnych, których oceniający powinien być świadomy. Dlatego tak ważne jest, aby sama procedura została przygotowana bardzo dokładnie. Warto więc, planując ocenę pracowników, zwrócić się do firm doradczych, takich jak SMG/KRC HR, które mogą pomóc we wdrożeniu profesjonalnego systemu oceny personelu.

Rozmawiała:
Ewa Płóciennik